Fordele, motta og viderefordele kunngjøringer og sirkulærer

Oppnevne kontaktpunkter/-personer (fordelingssteder) for mottak og viderefordeling av kunngjøringer og sirkulærer i egen enhet/eget område.

Kontaktinformasjon om fordelingsstedet (navn, telefonnummer, e-postadresser etc.) skal meldes til de som er ansvarlig for fordelingslistene slik:

• For operative kunngjøringer: Operativt rutekontor
• For TS- og S-sirkulære: Trafikkdivisjonen, seksjon sikkerhet og kvalitet

Fordelingslistene skal gi samlet oversikt over jernbaneforetakenes (eksterne) og Bane NORs (interne) fordelingssteder.

Holde oversikt over jernbaneforetak med kontaktinformasjon oppdatert.

Oversikten sendes til de som er ansvarlig for fordelingslistene.

Operativ ruteplanlegger

Sikkerhets- og kvalitetsrådgiver sentralt (TS)

Seksjonsleder sikkerhet i trafikkområdene

Sende til fordelingssteder i henhold til fordelingsliste.

TS-, S- sendes ut som skrivebeskyttet dokument som vedlegg til e-post. Det kan sendes kopi til personell som skal underrettes (ikke erkjenne).

I utsendelsen skal det informeres om hvem som skal erkjenne for mottaket og hvem som utfører ordrekontrollen.

Dersom mottaker ikke har tilgang til e-post, eller andre forhold gjør det nødvendig, skal sirkulærene fakses til vedkommende mottaker.

Fordelingslister sendes til ordrekontroll sammen med sirkulæret.

Erkjenne mottak av kunngjøringer til ordrekontroll umiddelbart (oppgitt adresse/kontaktinformasjon). Dette gjøres ved bruk av telefon, e-post eller telefaks.

Den som erkjenner skal oppgi kunngjøringens type og nummer samt eget navn, rolle, arbeidssted og signatur.

Erkjennelsen innebærer bekreftelse av mottak, samt påta seg ansvar for eventuell viderefordeling i henhold til lokale fordelingslister (både eget og innleid personale).

Motta erkjennelse ved å registrere dato og klokkeslett, navn, funksjon og signatur på den som er ansvarlig på fordelingsstedet.

Når erkjennelse mottas muntlig, skal informasjonen noteres på fordelingslisten/ordrekontrollskjemaet.

Når erkjennelse mottas skriftlig, skal denne vedlegges ordrekontrollskjemaet.

Ordrekontrollskjemaet oppbevares sammen med ett eksemplar av kunngjøringen som bestemt.

Dersom erkjennelse ikke mottas, skal det purres.

Kunngjøringer og S-sirkulære ettersendes som vedlegg til e-post dersom de ikke er mottatt.

Dokumentene gjøres ikke gjeldende før nødvendige erkjennelser er mottatt.

Etablere og følge opp rutiner for nødvendig viderefordeling av kunngjøringer og sirkulærer i egen enhet.

Linjeleder har også ansvar for at innleid personale mottar og forstår alle relevante kunngjøringer og sirkulærer (viderefordeling og kvittering).

Kvittere for personlig mottak av kunngjøring/sirkulære/dokument.

Personale som tjenestegjør på annet sted enn stasjoneringsstedet skal kvittere både på midlertidig tjenestested og stasjoneringsstedet.

Kvittering for stasjoneringsstedet foregår slik: Sende kvittering til stasjoneringssted, som vedheftes kvitteringsliste e.l.