public:generelt

Dette er en gammel utgave av dokumentet!


Krav til utførelse av endring av dokumenter i Terminalhåndboken

1. Formål

Hensikten med dette dokumentet er å beskrive hvordan Kunde- og trafikkdivisjonen oppretter, reviderer og sletter dokumentene i Terminalhåndboken. Dokumentet gir oversikt over de ulike funksjonenes ansvar og fremgangsmåten for endring av dokumenter i Terminalhåndboken.

2. Omfang og avgrensning

Gå til Krav til struktur og oppbygging av Terminalhåndboken for beskrivelse av hvilke dokumenter som er omfattet av dette kravdokumentet.

3. Krav til utførelse

3.1 Endringer, oppdateringer og korrigeringer

Endringer består av tre kategorier: «korrigeringer» og «kravendringer» og «oppdateringer»

Korrigeringer

Med korrigeringer av dokumenter menes mindre rettelser og formatendringer som ikke endrer dokumentets intensjon og hensikt, som eksempel:

  • presiseringer og tydeliggjøring
  • rettelser av feil og utbedring av mangler
  • struktur og formatendringer

Oppdateringer

Med oppdatering omfatter all informasjon som ikke er endringer i lovverk, forskrifter eller krav fra Bane NOR.

Kravendringer

Med kravendringer menes endringer av dokumentene/sidene som følge av:

  • endringer i lov- eller forskriftskrav
  • interne og eksterne behov som resulterer i krav fra Bane NOR

4. Fremgangsmåte ved endring av dokumenter

4.1. Vurdering av behov for endring, oppdatering eller korrigering

Ved behov for endring av dokumentene, skal fagkoordinator vurdere om det er kravendringer, oppdateringer eller rettelser, se Krav til struktur og oppbygging. Alle innspill til endringer som kommer via tilbakemeldingsfunksjonen i Terminalhåndboken skal besvares så raskt som mulig av fagkoordinator, i henhold til de etablerte retningslinjer.

4.2. Ved kravendringer

Er det behov for en kravendring, skal fagkoordinator gi beskjed til informasjonsansvarlig. Informasjonsansvarlig har ansvar for videre oppfølging av endringen.

Informasjonsansvarlig vurderer om behovet for endringen innebærer at et eller flere dokumenter skal opprettes, revideres eller slettes. Informasjonsansvarlig sørger for at det utarbeides forslag til nytt eller revidert dokument, og at kravendringene blir risikovurdert. Informasjonsansvarlig skal også vurdere om det er behov for en høringsrunde til relevante parter.

Intern høringsfrist skal som hovedregel ikke være kortere enn tre uker. Ekstern høringsfrist skal som hovedregel ikke være kortere enn seks uker. Høringskommentarene skal registreres i Saksrom. Alle Kravendringer skal sendes eksternt på høring til terminaloperatørene.

Dersom forslaget innebærer at andre dokumenter kan bli berørt, skal informasjonsansvarlig gjøre de relevante personene oppmerksom på at det kan få betydning for deres dokumenter. Dette gjelder også ved forslag til sletting av dokument.

Dersom informasjonsansvarlig antar at endringen vil kreve opplæring og utarbeidelse av opplæringsmateriell, skal informasjonsansvarlig så raskt som mulig informere de berørte linjelederne, samt sørge for at det blir utarbeidet nødvendig opplæringsmateriell.

4.3. Godkjenning og publisering

Fagkoordinator er ansvarlig for å legge inn endringene i Terminalhåndboken, og informasjonseier- og ansvarlig skal godkjenne dokumentet i portalen. Fagkoordinator beskriver publiserte endringer i en endringsoversikt (endringslogg) som er tilgjengelig fra forsiden. Beskrivelsen av endringen skal gjøres umiddelbart etter publisering av nytt eller endret dokument. Fagkoordinator skal påse at dokumentet er markert med riktig informasjonseier og -ansvarlig.

4.4. Sikkerhetskopi og arkivering

Før dokumentet endres, skal det tas en kopi av tidligere versjon som skal arkiveres i saksrom.

5.5 Annen relevant informasjon

Annen relevant informasjon finner man i Terminalhåndboken.

/var/www/orv.banenor.no/public_html/terminalhandboken/data/pages/public/generelt.txt · Sist endret: 2018/02/12 14:56 av stian_kristoffer_olsen